会議の議事録・要約を生成AIで自動化する手順

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議事録の自動化は「文字起こし→要約→確認」の3段で考える

会議の議事録自動化は、「録音して文字起こしをする」「文字起こしを生成AIで要約する」「人が確認して整える」の3段に分けて考えると整理しやすいです。この3段のうち生成AIが担うのは主に文字起こしと要約の部分で、最後の確認と社内共有は人が行います。この組み合わせにより、ミスや情報の取り違えを防ぎながら作業時間を短くできます。

文字起こしには、録音から自動でテキストを作るツールを使います。スマートフォンのボイスレコーダーと連携できるサービスや、会議ツールに内蔵された機能を使う方法があります。精度は会議の環境（騒音、参加人数）に影響されますが、多少の誤字があっても次の要約ステップで補正できることが多いです。

要約では、文字起こしのテキストを生成AIに渡し、「決定事項」「担当者と宿題」「次回日程」といった決まった形式で出力させます。この段階で「ほぼできた状態」を作るのが目標で、ここで完璧を求めないことが続けるコツです。仕上げは人が短時間で確認し、社内の共有フォルダやチャットツールへ送って完了です。

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最初に決める3つ（何を残すか／入れてよい情報／確認の担当）

まず「何を残すか」を決めます。議事録に毎回含める項目（決定事項、担当者と宿題、次回日程など）をあらかじめリストにしておきます。これを生成AIへの指示文（プロンプト）に毎回入れることで、会議ごとにフォーマットがばらつくのを防げます。定例会議の目的が「社内の振り返りのためか、外部への報告のためか」によって必要な粒度も変わるので、会議の種類ごとに決めておくと運用が楽になります。

次に「入れてよい情報の線引き」を決めます。文字起こしのテキストを生成AIツールに渡す際、そのテキストがどこのサーバーに送られるかを確認しておく必要があります。一般的なクラウドサービスを使う場合、顧客の個人情報、未公開の価格情報、他社との契約内容などは入れないほうが安全です。どこまでが入れてよい情報かを使い始める前に決め、手順書の冒頭に書いておきます。

最後に「確認の担当を一人決める」ことです。出てきた要約を誰も確認しないまま共有する運用は、誤記や誤解を広げるリスクがあります。会議の主催者か、もともと書記を担っていた人を担当者に固定しておくと、チェックの責任がはっきりして抜け漏れを防げます。

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議事録づくりは実際どう進める？

実際の流れを番号で整理します。(1)会議を録音する（スマートフォン、ICレコーダー、または会議ツールの録音機能を使います）。(2)録音データを文字起こしツールに読み込ませ、テキストを書き出す（音声を短時間でテキスト化できるサービスは複数あります。精度やデータの扱いは各サービスの規約でご確認ください）。(3)書き出したテキストを、あらかじめ決めた要約プロンプトとともに生成AIに入力する。(4)出てきた要約を担当者が読み、固有名詞・数字・決定事項に誤りがないか確認して修正する。(5)完成した議事録を共有フォルダや社内チャットに投稿して共有する。最初はこの5段階をそのまま一度通してやってみると、自社の会議でどこに手間がかかるかが見えてきます。

要約プロンプトは、「以下の文字起こしを読み、(a)今日の決定事項、(b)担当者と宿題の一覧、(c)次回会議の日程を箇条書きにまとめてください」のように、出力形式を明記した文章を1つ作っておきます。このプロンプトを会議の種類ごとに保存しておけば、毎回は貼り付けるだけで済みます。うまくいったプロンプトは手順書にそのまま残し、担当者が変わっても同じ形式の議事録が出るようにしておくと便利です。

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よくある失敗と対策は？

最も多い失敗は、生成AIが出した要約を確認せずそのまま共有してしまうことです。生成AIは事実と違う内容をもっともらしく出すことがあります（いわゆるハルシネーション）。特に数字、固有名詞（人名、社名、製品名）は誤って言い換えられやすいため、確認担当者は必ずこの3点を重点的にチェックする習慣をつけます。

次に多いのが、機密性の高い情報を含んだまま外部のAIツールに渡してしまうことです。対策は、最初に決めた「入れてよい情報の線引き」を手順書の冒頭に書いておき、新しい担当者も最初に読んでから使う運用にすることです。社内限定の話題が含まれる場合は、文字起こし後に該当箇所を削除してからAIに渡す方法も取れます。

もう一つは、フォーマットが会議ごとにばらついてしまうことです。出力形式はプロンプトで毎回指定していても、内容や状況によって微妙に変わることがあります。対策は、プロンプトに「以下のテンプレートに従って出力してください」と明示し、テンプレートをそのまま貼り付けることです。担当者が変わっても形式が崩れにくくなります。